Prinsip Promosi sebagai Langkah Pembinaan Pegawai

Organisasi besar memiliki keuntungan yang jelas dibandingkan dengan organisasi kecil dalam program promosi para pegawainya. Organisasi besar memiliki alokasi anggaran (budget alocation) yang tinggi dalam pembinaan pegawai, dapat lebih mudah menyisihkan waktu manajerial untuk mengikuti pelatihan dan biasanya lebih canggih dalam memilih pegawai yang akan dipromosikan. Akan tetapi, sebenarnya organisasi kecil pun memiliki peluang yang cukup untuk menata diri dengan alokasi terbatas, sehingga pembinaan pegawai tetap berputar. Jadi, meskipun suatu perusahaan tidak mampu mengadakan investasi besar-besaran untuk membina para pegawai, namun organisasi tersebut tidak perlu putus asa untuk berusaha membina mereka. Kualifikasi dalam pembinaan pegawai setiap organisasi sudah diketahui, dan sebagian besar akan mubazir saja untuk mengharapkan terjadinya pembinaan tanpa mengindahkan kualifikasi tersebut. Pada dasarnya setiap pegawai harus dibebani pekerjaan yang memberikan pelajaran, dan manajemen harus diserahi untuk memanfaatkan kesanggupan mengajar selama berlangsungnya pekerjaan tersebut. Dengan kata lain, pegawai yang sedang dibina dalam rangka promosi, harus siap bertindak sebagai tutor, tidak memberikan nasihat kecuali jika diminta, tetapi siap untuk mendiskusikan baik buruknya metode alternatif setelah hasil tindakan manajemen terealisasi. Fungsi pelatih adalah memperluas cakrawala pandangan akan pengalaman manajemen tersebut dengan jalan memperkenalkan sudut-sudut yang mungkin belum memperoleh perhatian dari pegawai yang bersangkutan. Promosi sebagai langkah pembinaan pegawai mutlak dilakukan manajemen pada setiap hirarki organisasi. Dengan demikian, promosi dianggap sebagai kegiatan yang telah mendapatkan prioritas perencanaan sebelumnya, bukan hanya merupakan kegiatan yang spontanitas karena merupakan ganjaran atas prestasi sementara pegawai yang bersangkutan. Pembinaan pegawai adalah suatu proses yang dapat diatur dalam arti bahwa sampai batas yang wajar dapat merencanakan, mengorgansiasikan, dan mengendalikan sebagian besar variabel yang mempengaruhinya. Artinya, manajemen dapat mengenali unsur-unsur yang perlu dipertimbangkan, terutama kemampuan pegawai yang bersangkutan dalam menyelesaikan beban kerja. Lagi pula manajemen dapat campur tangan pada waktu yang tepat untuk menjamin bahwa prosesnya tidak terhalang. Dalam praktek, campur tangan ini merupakan bagian yang paling rumit dari pembinaan pegawai, karena cenderung banyak konflik dengan manajemen pada tingkat lain. Bukan merupakan suatu alternatif pilihan, bahwa promosi harus tetap terprogram dan tatap berjalan sesuai dengan perkembangan organisasi. Dengan demikian, para pegawai memiliki keyakinan tinggi bahwa dirinya punya perhatian terhadap manajemen. 3. Penetapan Kriteria Untuk Promosi Dalam rangka pelaksanaan program promosi bagi pegawai, perlu ditetapkan kriterianya terlebih dahulu. Kriteria promosi hendaknya dapat dipakai sebagai standar dalam menetapkan siapa yang berhak untuk segera dipromosikan. Oleh karena itu, kriteria yang telah ditetapkan dapat menjamin, bahwa pegawai yang akan dipromosikan memiliki kemampuan untuk memegang jabatan yang lebih tinggi daripada jabatan sebelumnya. Kriteria promosi untuk satu unit kerja sudah barang tentu tidak bakal sama dengan unit lain. Meskipun kenyataannya dalam pekerjaan sejenis tetapi kriteria yang ditetapkan tidaklah sama. Hal ini disebabkan kemampuan yang diperlukan untuk memegang pekerjaan tidaklah selalu sama meskipun hal tersebut untuk jenis pekerjaan yang hampir sejenis. Meskipun demikian ada beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan dalam rangka mempromosikan pegawai. Kriteria-kriteria dimaskud, antara lain senioritas, kualifikasi pendidikan, prestasi kerja, karas dan daya cipta, tingkat loyalitas, kejujuran, dan supelitas. a. Senioritas. Tingkat senioritas pegawai seringkali digunakan sebagai salah satu standar untuk kegiatan promosi. Dengan alasan lebih senior, pengalaman yang dimiliki pun dianggap lebih banyak daripada yang yunior. Dengan demikian, diharapkan pegawai yang bersangkutan memiliki kemampuan lebih tinggi, gagasan lebih banyak, dan kemampuan manajerial yang baik. b. Kualifikasi Pendidikan. Saat ini, manajemen organisasi umumnya mempunyai kriteria minimum tingkat pendidikan pegawai yang bersangkutan untuk dapat dipromosikan pada jabatan tertentu. Alasan yang melatarbelakanginya adalah dengan pendidikan yang lebih tinggi diharapkan pegawai memiliki daya nalar yang tinggi terhadap prospek perkembangan perusahaan di waktu mendatang. c. Prestasi Kerja. Hampir semua perusahaan menjadikan prestasi kerja yang dicapai pegawainya sebagai salah satu kriteria untuk kegiatan promosi. Prestasi kerja yang tinggi memiliki kecenderungan untuk memperlancar kegiatan promosi bagi pegawai yang bersangkutan, demikian pula kecenderungan sebaliknya. d. Karsa dan Daya Cipta. Untuk kegiatan promosi pada jenis pekerjaan tertentu, barangkali karsa dan daya cipta merupakan salah satu syarat yang tidak perlu ditawar lagi. Hal ini disebabkan untuk jenis pekerjaan tertentu sangat memerlukan karsa dan daya cipta demi kelangsungan organsiasi. Dengan demikian, pelaksanaan promosi bagi pegawai berdampak pada meningkatnya laba yang tinggi daripada waktu sebelumnya. e. Tingkat Loyalitas. Tingkat loyalitas pegawai terhadap organisasi seringkali menjadi salah satu kriteria untuk kegiatan promosi. Loyalitas yang tinggi akan berdampak pada tanggung jawab yang lebih besar. f. Kejujuran. Khusus pada jabatan-jabatan yang berhubungan dengan finansial, produksi, pemasaran, dan sejenisnya, kejujuran dipandang amat penting. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga jangan sampai kegiatan promosi malah merugikan organisasi, karena ketidak jujuran pegawai yang dipromosikan. g. Supelitas. Pada jenis pekerjaan/jabatan tertentu barangakli diperlukan kepandaian bergaul, sehingga kriteria kemampuan bergaul dengan orang lain perlu dijadikan salah satu standar untuk promosi pada pekerjaan/jabatan tersebut. Kriteria tersebut hanya merupakan sebagian kecil saja dari sekian kriteria yang sering terdapat pada organisasi. Sudah barang tentu masih banyak kriteria lain yang biasanya dianut organisasi tertentu dengan bobot kecenderungan pada pekerjaan/jabatan yang bersangkutan. Makin tinggi jabatan/pekerjaan makin banyak kriteria yang diperlukan, demikian pula sebaliknya. 4. Tujuan Promosi Hampir setiap kegiatan promosi diharapkan berdampak positif pada organisasi. Tidak ada organisasi yang mengharapkan organisasinya memgalami kemunduran dan kebangkrutan. Alternatif jatuh pada pilihan bagaimana melaksanakan program promosi bagi pegawainya sehingga berdampak positif pada organisasi. Tujuan yang ingin dicapai melalui kegiatan promosi, antara lain meningkatnya moral kerja, meningkatnya disiplin kerja, terwujudnya iklim organisasi yang menggairahkan, dan meningkatnya produktivitas kerja. a. Meningkatnya Moral Kerja. Meskipun yang berpengaruh terhadap meningkatnya semangat dan kegairahan kerja tidak hanya promosi, masih banyak faktor lain yang mempengaruhi semangat dan gairah kerja, tetapi promosi merupakan salah satu faktor dominan yang dapat dilakukan demi terwujudnya tujuan tersebut. Namun telah menjadi kesadaran manajemen SDM bahwa seringkali promosi hanya dalam jangka waktu tertentu saja mampu meningkatkan moral kerja. Dalam jangka panjang seringkali promosi tidak memberi dampak sesuai dengan diharapkan organisasi. Akibatnya, tindak lanjut promosi dalam kondisi biasa-biasa saja. Tantangan bagi manajemenlah apbaila kondisi ini timbul, sekaligus merupakan kondisi yang perlu mendapat penanganan. b. Meningkatnya Disiplin Kerja. Disiplin kerja merupakan kondisi ketaatan dan keteraturan terhadap kebijakan dan pedoman normatif yang telah digariskan manajemen yang memiliki wewenang. Salah satu kegiatan promosi diperuntukkan guna menjamin kondisi tersebut. Dengan disiplin yang tinggi, pegawai mampu memberikan keluaran produktivitas kerja yang tinggi pula. c. Terwujudnya Iklim Organisasi yang Menggairahkan. Terciptanya iklim organisasi yang menggairahkan pada diri pegawai dalam suatu organisasi, merupakan salah satu harapan dari setiap individu yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, untuk merealisasikan harapan tersebut, alternatif yang dipilih adalah melakukan promosi bagi para pegawai yang telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, serta pedoman-pedoman yang berlaku sehingga harmonisasi antar pegawai dapat terwujud. d. Meningkatnya Produktivitas Kerja. Dengan menduduki jabatan/pekerjaan yang lebih tinggi daripada jabatan/pekerjaan sebelumnya, diharapkan pegawai mampu meningkatkan produktivitas kerja mereka. Dengan moral kerja, disiplin kerja yang tinggi, dan ditunjang dengan iklim organisasi yang menggairahkan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kerja. Salah satu cara untuk menunjang hal tersebut adalah diadakanya promosi bagi pegawai yang telah memiliki kualifikasi sesuai dengan yang telah ditetapkan. Kegiatan ini barangkali tidak perlu ditawar lagi. 5. Prosedur Pelaksanaan Promosi Peran promosi sebagai suatu motivasi penting sekali dan berperan vital untuk memprediksi mutu pengawasan suatu organisasi. Meskipun banyak yang dapat dilakukan untuk membina bakat yang ada, usaha untuk mewujudkannya memang agak mubazir. Oleh karena itu, harus dianalisis berbagai cara bagaimana promosi pegawai dapat dilaksanakan dalam organisasi. Prosedur pelaksanaan promosi yang biasa dianut organisasi, antara lain promosi dari dalam organisasi, promosi melalui prosedur pencalonan, dan promosi melalui prosedur seleksi. 6. Promosi dari Dalam Organisasi Hampir merupakan suatu tradisi untuk mencari calon yang akan menduduki jabatan pimpinan pada suatu hirarki organisasi di antara jajaran pegawai yang ada merupakan kebiasaan umum yang tampaknya hampir membudaya. Setiap organisasi seolah-olah mengikuti konsep tersebut, dan kebanyakan mereka berusaha menggunakannya dengan kesungguhan. Sebenarnya praktek ini sebagaimana aktivitas lainnya memiliki kebaikan dan kelemahan. 1) Kebaikan mempraktekan promosi dari dalam organisasi, antara lain: a) Moral kerja para pegawai cenderung menurun apabila pegawai dari luar masuk ke tingkat permulaan. Oleh karena itu, organisasi yang menganut kebijakan promosi dari dalam menghindari masalah ini. Dengan kemampuan sendiri, kebijakan ini tidak selalu meningkatkan moral kerja. Akan tetapi, bersamaan dengan kebijakan lain, kebijakan tersebut dapat menghasilkan sikap kesetiakawanan (solidaritas) dan rasa bersatu di antara pegawai. b) Perekrutan pada tingkat permulaan dibantu oleh kemampuan organisasi menunjuk orang-orang yang telah menaiki jenjang karier sejak pertama kali masuk. Hal ini menarik pelamar lebih banyak dan lebih berkualitas, yang memungkinkan organisasi mengambil pegawai yang terbaik dari pegawai yang ada. c) Sudah barang tentu pergantian pegawai cepat atau lambat akan terjadi. Untuk itu, kesempatan seseorang dipromosikan akan sangat baik dan ia tidak perlu cemas terhadap kompetisi dari luar untuk mendapatkan kedudukan yang tinggi. 2) Kelemahan mempraktekan promosi dari dalam organisasi, antara lain: a) Disiplin kerja cenderung lemah (misalnya praktek-eraktek kewibawaan yang tidak tegas) apabila para pengawas diminta untuk mengendalikan tindakan-tindakan teman lama. Meskipun hubungan kerja mungkin menyenangkan, namun prosedur untuk mentaati pedoman normatif yang sudah ditetapkan mungkin akan dilaksanakan dengan kurang meyakinkan. b) Promosi dari dalam membatasi kelompok calon yang dapat dipromosikan tetapi baru bekerja dibandingkan mereka yang sudah bekerja lebih awal. Biasanya promosi ini ditujukan untuk pekerjaan yang tidak begitu sulit dibanding dengan pekerjaan setelah promosi. c) Perekrutan pegawai di atas tingkat permulaan, mungkin akan mengalami kesukaran karena rasa takut pihak calon bahwa mereka akan bersaing secara tak seimbang untuk mendapatkan promosi dengan para pegawai yang telah memulai karier mereka di organisasi. d) Hubungan akrab yang suduh lama terjalin cenderung menghasilkan konsensus apakah pekerjaan harus atau tak harus dikerjakan. Kelompok cenderung berpegang teguh pada apa yang sudah lazim dan menentang pembaruan. Hal ini secara ekonomis akan sangat mahal apabila terjadi perubahan teknologis yang cepat atau tekanan ekonomis. 7. Promosi Melalui Prosedur Pencalonan Pencalonan oleh manajemen SDM adalah proses penunjang guna mengajukan bawahan tertentu untuk dipromosikan. Tidak dapat disangsikan bahwa prosedur ini tidak sistematis dan mudah keliru, tetapi bagaimanapun juga proses inilah yang paling luas digunakan dalam perusahaan untuk menyelidiki pegawai yang akan dipromosikan. Pencalonan dalam promosi diliputi oleh mitologi. Cerita lama yang sudah sering dibicarakan sehingga kekalahannya hanya dapat dihubungkan dengan kebutuhan untuk mempercayainya. Bahwa pimpinan dianugerahi kemampuan untuk menentukan potensi seorang pegawai bagi organisasi. Kenyataan menunjukkan bahwa sebagian besar pimpinan sama tidak tahunya tentang potensi para pegawai seperti orang lain. Artinya, mereka hanya tahu tentang apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai, tidak lebih dari itu. Suatu versi yang agak lebih canggih tentang cerita yang sama adalah karena pimpinan berada dalam kedudukan yang terbaik untuk mengenali pekerjaan bawahan mereka, apakah memenuhi syarat untuk menilai implikasi pekerjaan tersebut bagi promosi. Dasar pemikiran tersebut sebagian besar tetap, tetapi konklusinya kurang logis. Memiliki informasi saja bukanlah jaminan orang dapat membedakan yang relevan dari yang tidak relevan. 8. Promosi Melalui Prosedur Seleksi Prosedur lain yang ditempuh dalam rangka promosi pegawai adalah melalui proses seleksi. Biasanya proses seleksi bagi organisasi besar menggunakan berbagai jenis ujian psikologis untuk tujuan ini. Para calon yang akan dipromosikan dihimpun lalu dipilih sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan. Cara ini sebenarnya kurang mendapatkan tanggapan positif dari para pegawai karena prosedur dianggap terlalu berbelit-belit (dengan beberapa tahapan) yang harus dilalui oleh seseorang yang akan dipromosikan, dan belum tentu peserta seleksi akan lulus. Akibatnya, banyak waktu dan tenaga yang terbuang dengan sia-sia.